こんにちは。ナツメです。
皆さんは仕事で上司に
｢日程を作れ｣
｢どういう日程で動いてるんだ｣
と言われたことありませんか？
自分の仕事の日程て予定通りに進まないことがほとんどです。
突発の仕事が入ったり、思っていたより時間がかかってしまうことありますよね。
今回はそんな仕事で絶対に遅れない日程の作り方・進め方を話します。
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目次
- 絶対に遅れない日程作り方【おすすめ8つの手順】
- ①大日程を作る（納期を明確にする）
- ②小日程を作る（イベントを明確にする）
- ③課題を明確にする
- ④優先順位をつける
- ⑤課題に対してやるべき事を明確にする
- ⑥やるべき事を半日単位で明確にする
- ⑦上司に日程報告する
- ⑧上司に進捗報告する
- 【仕事の進め方とは】
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絶対に遅れない日程作り方【おすすめ8つの手順】
①大日程を作る（納期を明確にする）
日程を作る上でまず初めに決めること。
それはいつまでにその仕事をやらなければならないか、です。
納期を明確にしない事にはそこに向かって何をすべきかも見えてきません。
この大まかな納期の日程を【大日程】といいます。
まずはこの大日程を明確にし自分の仕事の納期を理解しましょう。
②小日程を作る（イベントを明確にする）
大日程が引けたら次は小日程を作ります。
ここで作るのは客先や上司に報告する日程です。
こういった大きな報告の場をイベントともいいます。
1度のイベント報告でOKとなれば良いのですが大半は直しや修正が必要です。
報告は#1から#3まで考えておくのがベターです。
これを自分の通常業務の中でやろうとすると結構時間がかかるなと思いますよね。
③課題を明確にする
報告のイベント日程を決めたら次は課題を明確にしましょう。
ここで言う課題とは仕事を終わらせるために必要な情報という意味です。
ただの単純作業をこなすだけであれば日程も引きやすいのですがサラリーマン（特にメーカーでの開発業務など）の仕事はそうはいきませんよね。
現状では不明確な情報がいっぱいあると思います。
何が分かれば仕事が進むのか1度の考えを洗い出しましょう。
④優先順位をつける
課題が明確になったら次は優先順位付けです。
少量の課題しかなく全て時間内で解決できる場合は優先順位付けをしなくてもよいです。
しかし課題量が多い場合は納期までに終わらないことが分かると思います。
まずは自分の考える優先順位付けを行い、何から手をつけ始めるか明確にしましょう。
⑤課題に対してやるべき事を明確にする
課題の優先順位を付けたら次に具体的にやるべき事を洗い出しましょう。
開発業務で考えると｢AとBの検討をやる｣などです。
まずは大まかで良いので課題に対してやるべき事を考えましょう。
これはそんなに難しくないと思いますし、皆さんも普段からなんとなくでも考えていると思います。
⑥やるべき事を半日単位で明確にする
課題に対してやるべき事を明確にしたら次は半日単位でやる事を明確にしましょう。
正直ここまで細かい日程を引いている人は少ないのではないでしょうか？
しかしまだ足りません。
ここでの最終目標は1時間単位でやる事明確にすることです。
1時間単位でやる事を明確にしなければ本当にやらなればならない内容が見えてきません。
今まではここまで日程を細分化できていないので思っていた以上に時間がかかってしまうと感じるのです。
本当はやらなければいけない業務を見落としているだけなのです。
⑦上司に日程報告する
ここまで日程の細分化ができたら1度上司に報告しましょう。
自分はこう考えこの日程で進めようと思っています、と伝えましょう。
ここでの報告の目的は｢情報共有｣と｢日程感の認識合わせ｣です。
ここで上司からの指摘があれば直しましょう。
大切なのは上司と相談し決めた自分の仕事の日程感を知ってもらうことです。
⑧上司に進捗報告する
あとは日々の進捗報告です。
大半の人は今まで課題に対してのみの進捗報告となっていませんでしたか？
しかし、ここまで日程相談をしていれば｢課題進捗報告｣の前に｢日程進捗報告｣ができます。
仕事が遅れているのか順調なのか、上司に認識を持ってもらうのです。
この認識合わせが非常に重要です。
正直ここまで細分化した日程を引いても仕事は遅れると思います。
しかし、遅れている状況を上司に把握してもらえていれば追加で人を派遣してくれたり、納期調整してくれたり、上司が責任を持って動いてくれます。
日程相談をしているので上司を巻き込んで仕事を進めることができますよね。
これが非常に重要です。
最悪日程通りに進まなくても調整は上司が行う、そういう状況を作り出せるのです。
【仕事の進め方とは】
｢仕事は日程通りに進まないものである｣ と僕は思っています。
正直なんとなくこれくらいこの仕事には時間がかかるだろうと思ったらその倍は時間がかかると僕は思っています。
仕事中誰にも話しかけられず、ずっと1人で黙々と仕事のみを行える環境であれば日程通りに進むのかも知れません。
しかし、大半はそうはいかないですよね。
他の人から話しかけられたり、電話がかかってきたり、仕事を遮る場面が多くあります。
そんな環境では日程通りにいくはずありません。
初めから日程通りは無理と割り切り、遅れている状況を上司に知ってもらいましょう。
そうすれば自分だけでなく上司やグループで仕事を進めることができるのです。
通常仕事は1人で進めることが多いと思いますが遅れている人がいればヘルプに入るのがチームです。
タイムリーに日程進捗を共有できていれば手遅れになる前にヘルプが来てくれます。
そうやってグループやチームで仕事を進める環境を作るために日程を引くことが重要です。
今回は仕事の日程の作り方について話しました。
皆さんも時間をかけて日程作りをし、しっかりと上司に報連相して仕事を進めることを心掛けてください。
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